ORGANİZASYON ŞEMASI VE GÖREV TANIMLARI
BAŞKAN:
- Dernek tüzüğü ve ilgili mevzuat uyarınca Genel Kurul tarafından seçilir.
- Derneğin tüzel kişiliğini en üst seviyede temsil eder.
- Dernek birimleri arasındaki organize ve koordineyi sağlar.
- Dernek birim başkanları ile yapılacak Yönetim Kurulu Toplantılarına başkanlık eder.
BAŞKAN VEKİLİ:
- Dernek başkanı tarafından bizzat atanır.
- Dernek başkanının olmadığı yerlerde Başkan adına derneği temsil eder.
- Başkanın olmadığı durumlarda Yönetim Kurulu toplantılarına başkanlık eder.
- Başkan vekilliği yaptığı süreçteki faaliyetlerini başkana ve yönetim kuruluna rapor eder.
İDARİ AMİR VE SEKRETERYA:
- Dernek lokalinin genel tefrişatından, temizliğinden ve işleyişinden sorumludur.
- Dernek üyelerinden aidat tahsilatı yapar ve bilgisayara işler.
- Dernek lokalinin fatura v.s. rutin ödemelerini yapar.
- Derneğe gelen resmi yazıları arşivler ve ilgilisine iletir.
- Derneğe gelen davetiye v.b. programları Organizasyon Sorumlusuna iletir.
- İlgili birimin talebi üzerine üyelere kısa sms gönderir.
- Dernek demirbaş listesini tutar ve demirbaş malzemelerin bakım ve temizliğini organize eder. Bu konularla ilgili Müesseseler Başkanıyla organize hareket eder.
- Her yönetim kurulu toplantısında yapılan işlerle ilgili rapor verir.
- Yönetim Kurulu toplantıları ve diğer organizasyonlar için dernek lokalini hazırlar.
MALİ İŞLER:
- Derneğin aylık sabit giderlerini kontrol eder.
- Tahsil edilemeyen üye aidatlarıyla ilgili çalışma yapar.
- Dernek adına yapılacak fatura v.s. rutin dışındaki ödemeleri gerçekleştirir. (Havale/eft v.s.)
- Derneğin ek gelir kaynaklarını ve bağışçıların listesini tutar.
- Yapılacak organizasyon ve faaliyetlerde kullanılacak bütçeyi ayarlar.
- Derneğin yıllık bilanço gibi resmi işlemlerini yürütür.
- Üç kişilik alt komisyonu ile birlikte çalışır. İdari amir bu komisyonun doğal üyesidir.
- Ayda en az bir kez komisyonu ile toplantı yapar.
MÜESSESELER BİRİMİ:
- Derneğe ait olan taşınmazlar ve diğer demirbaşlardan sorumludur.
- Derneğin tefrişatını idari amir ve mali işler başkanı ile birlikte yapar.
- Dernek lokalindeki özel işletmecilerle ilişkiyi düzenler. Yönetim kurulu kararı ile sözleşmeler yapar.
- Dernek binasının/lokalinin resmi evrak eksikliklerini tamamlar.
- Binanın tam ve verimli kullanılması için gerekli çalışmaları yapar.
- 5 kişilik alt komisyonu ile birlikte çalışır.
- Ayda en az bir kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar. İdari amir bu komisyonun doğal üyesidir.
TANITIM VE MEDYA BİRİMİ:
- Derneğin kamuoyundaki bilinirliğini artırmak için çalışmalar yapar.
- Derneğe ait kurumsal kimlik oluşturur ve bunun uygulanmasını sağlar.
- Derneğe ait Sosyal medya hesaplarını yönetir ve paylaşımlar yapar.
- Derneğin web sitesini sürekli güncel tutar.
- Dernek binasında kullanılacak tabela, pano veya eşantiyon malzemelerin tasarımını ve baskı sürecini yürütür.
- En az üç kişilik alt komisyonuyla birlikte çalışır.
- Ayda en az bir kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar.
FOLKLOR BİRİMİ:
- Yöresel halk oyunlarımızın gençlerimize öğretilmesi ve benimsetilmesi için gerekli olan tüm çalışmaları yürütür.
- Folklor ekiplerinin oluşturulmasında kadın kolları ve gençlik kolları ile birlikte hareket eder.
- Derneğin -1 katında bulunan alanda folklor prova/ders faaliyetlerini yürütür.
- Malzeme tedariki ve bütçe ile ilgili olarak Mali işler ve Müesseseler birimiyle birlikte hareket eder.
- En az beş kişilik alt komisyonla birlikte çalışır.
- Ayda en az bir kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar.
ORGANİZASYON BİRİMİ:
- Derneğin doğrudan düzenleyeceği veya katılacağı programları organize eder.
- Dernek binasında yapılacak programları organize eder.
- Derneğe gelen davetiyelere katılmak için ziyaret grupları oluşturur ve bunların haftalık nöbetlerini ayarlar.
- Yapılacak organizasyonlar için gerekli olan birimlerle birlikte çalışır.
- En az üç kişilik alt komisyonla birlikte çalışır.
- Ayda en az bir kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar. İdari amir bu komisyonun doğal üyesidir.
SOSYAL DAYANIŞMA BİRİMİ:
- Dernek adına dağıtılacak tüm bağış, burs, nakdi ve ayni yardımları organize eder.
- Köy sandık başkanlarından aldığı bilgilerle sürekli olarak köylülerine ilişkin ihtiyaçlı olanların listelerini tutar.
- Yardım listelerini sadece yönetim kurulu ile paylaşır. Bu listeyi üçüncü kişilerle paylaşmaz.
- Dernek tarafından yapılacak sosyal yardımların tamamı yönetim kurulu kararı ile yapılır.
- En az üç kişilik alt komisyonla birlikte çalışır.
- Ayda en az bir kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar.
GENÇLİK KOLLARI:
- 18-30 yaş arası gençlerin faaliyetlerini organize eder.
- Gençlerin bir araya gelmesini sağlayacak faaliyet ve organizasyonlar düzenler.
- Okuma çağında olan ve maddi desteğe ihtiyacı olan gençleri sosyal dayanışma birimine bildirir.
- Köy sandık başkanları ile görüşerek her köyden en az bir genci Köy Sandığı Gençlik Başkanı olarak atar.
- Folklor birimine doğrudan destek verir.
- Yapılacak organizasyon ve faaliyetlerde gençlerin katkı sunmasını sağlar.
- En az beş kişilik alt komisyonla birlikte çalışır.
- Ayda en az iki kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar.
KADIN KOLLARI:
- Kadın hemşerilerimizin birbirleriyle etkileşimi ve faaliyetlerini organize eder.
- Kadınların bir araya gelmesini sağlayacak faaliyet ve organizasyonlar düzenler.
- Derneğimize katkı olacak şekilde kermes, sergi v.s. organize eder.
- Maddi desteğe ihtiyacı olan kadınlarımızı sosyal dayanışma birimine bildirir.
- Köy sandık başkanları ile görüşerek her köyden en az bir kadını Köy Sandığı Kadın Başkanı olarak atar.
- Folklor birimine doğrudan destek verir.
- En az beş kişilik alt komisyonla birlikte çalışır.
- Ayda en az iki kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar.
KÖY SANDIKLARI BİRİMİ:
- Köylüler arasındaki kültürel ve sosyal faaliyet ve ilişkileri artırmak için Şavşat’ın her köyü için bir adet sandık oluşturulur. (Örneğin Meşeli Köyü Sandığı)
- Oluşturulan sandığa o köyden birisi başkan olarak atanır.
- Köy sandık başkanı, İnegöl’de bulunan köylülerinin listesini, irtibat bilgilerini toplar.
- Köyüyle ilgili gelişmelerden kendi köylülerini haberdar eder. Cenaze, düğün v.s. cemiyetlerde diğer köylüleri ve Köy Sandıkları Birimi Başkanını bilgilendirir.
- Özellikle cenazelerde cenaze sahiplerinin ihtiyaçlarını karşılamak için çalışma yapar.
- Kendi köyündeki yardım sahiplerini sosyal dayanışma birimine bildirir.
- Dernek binasında her hafta bir köy için kahvaltı programı yapılır. Kendi köyünün bu programa katılmasını organize eder.
- Köyünden en az bir genci Gençlik Kolları’na, bir kadını da Kadın Kolları’na görevli olarak bildirir.
- Köy Sandıkları Birimi Başkanı, köy sandık başkanlarıyla üç ayda bir kez toplanarak istişareler yapar.
- Köy sandıkları birimi En az beş kişilik alt komisyonla birlikte çalışır.
- Ayda en az bir kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar.