ORGANİZASYON ŞEMASI VE GÖREV TANIMLARI

 

 

BAŞKAN:

• Dernek tüzüğü ve ilgili mevzuat uyarınca Genel Kurul tarafından seçilir.
• Derneğin tüzel kişiliğini en üst seviyede temsil eder.
• Dernek birimleri arasındaki organize ve koordineyi sağlar.
• Dernek birim başkanları ile yapılacak Yönetim Kurulu Toplantılarına başkanlık eder.

 

BAŞKAN VEKİLİ:

• Dernek başkanı tarafından bizzat atanır.
• Dernek başkanının olmadığı yerlerde Başkan adına derneği temsil eder.
• Başkanın olmadığı durumlarda Yönetim Kurulu toplantılarına başkanlık eder.
• Başkan vekilliği yaptığı süreçteki faaliyetlerini başkana ve yönetim kuruluna rapor eder.

 

İDARİ AMİR VE SEKRETERYA:

• Dernek lokalinin genel tefrişatından, temizliğinden ve işleyişinden sorumludur.
• Dernek üyelerinden aidat tahsilatı yapar ve bilgisayara işler.
• Dernek lokalinin fatura v.s. rutin ödemelerini yapar.
• Derneğe gelen resmi yazıları arşivler ve ilgilisine iletir.
• Derneğe gelen davetiye v.b. programları Organizasyon Sorumlusuna iletir.
• İlgili birimin talebi üzerine üyelere kısa sms gönderir.
• Dernek demirbaş listesini tutar ve demirbaş malzemelerin bakım ve temizliğini organize eder. Bu konularla ilgili Müesseseler Başkanıyla organize hareket eder.
• Her yönetim kurulu toplantısında yapılan işlerle ilgili rapor verir.
• Yönetim Kurulu toplantıları ve diğer organizasyonlar için dernek lokalini hazırlar.

 

MALİ İŞLER:

• Derneğin aylık sabit giderlerini kontrol eder.
• Tahsil edilemeyen üye aidatlarıyla ilgili çalışma yapar.
• Dernek adına yapılacak fatura v.s. rutin dışındaki ödemeleri gerçekleştirir. (Havale/eft v.s.)
• Derneğin ek gelir kaynaklarını ve bağışçıların listesini tutar.
• Yapılacak organizasyon ve faaliyetlerde kullanılacak bütçeyi ayarlar.
• Derneğin yıllık bilanço gibi resmi işlemlerini yürütür.
• Üç kişilik alt komisyonu ile birlikte çalışır. İdari amir bu komisyonun doğal üyesidir.
• Ayda en az bir kez komisyonu ile toplantı yapar.

 

MÜESSESELER BİRİMİ:

• Derneğe ait olan taşınmazlar ve diğer demirbaşlardan sorumludur.
• Derneğin tefrişatını idari amir ve mali işler başkanı ile birlikte yapar.
• Dernek lokalindeki özel işletmecilerle ilişkiyi düzenler. Yönetim kurulu kararı ile sözleşmeler yapar.
• Dernek binasının/lokalinin resmi evrak eksikliklerini tamamlar.
• Binanın tam ve verimli kullanılması için gerekli çalışmaları yapar.
• 5 kişilik alt komisyonu ile birlikte çalışır.
• Ayda en az bir kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar. İdari amir bu komisyonun doğal üyesidir.

 

TANITIM VE MEDYA BİRİMİ:

• Derneğin kamuoyundaki bilinirliğini artırmak için çalışmalar yapar.
• Derneğe ait kurumsal kimlik oluşturur ve bunun uygulanmasını sağlar.
• Derneğe ait Sosyal medya hesaplarını yönetir ve paylaşımlar yapar.
• Derneğin web sitesini sürekli güncel tutar.
• Dernek binasında kullanılacak tabela, pano veya eşantiyon malzemelerin tasarımını ve baskı sürecini yürütür.
• En az üç kişilik alt komisyonuyla birlikte çalışır.
• Ayda en az bir kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar.

 

FOLKLOR BİRİMİ:

• Yöresel halk oyunlarımızın gençlerimize öğretilmesi ve benimsetilmesi için gerekli olan tüm çalışmaları yürütür.
• Folklor ekiplerinin oluşturulmasında kadın kolları ve gençlik kolları ile birlikte hareket eder.
• Derneğin -1 katında bulunan alanda folklor prova/ders faaliyetlerini yürütür.
• Malzeme tedariki ve bütçe ile ilgili olarak Mali işler ve Müesseseler birimiyle birlikte hareket eder.
• En az beş kişilik alt komisyonla birlikte çalışır.
• Ayda en az bir kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar.

 

ORGANİZASYON BİRİMİ:

• Derneğin doğrudan düzenleyeceği veya katılacağı programları organize eder.
• Dernek binasında yapılacak programları organize eder.
• Derneğe gelen davetiyelere katılmak için ziyaret grupları oluşturur ve bunların haftalık nöbetlerini ayarlar.
• Yapılacak organizasyonlar için gerekli olan birimlerle birlikte çalışır.
• En az üç kişilik alt komisyonla birlikte çalışır.
• Ayda en az bir kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar. İdari amir bu komisyonun doğal üyesidir.

 

SOSYAL DAYANIŞMA BİRİMİ:

• Dernek adına dağıtılacak tüm bağış, burs, nakdi ve ayni yardımları organize eder.
• Köy sandık başkanlarından aldığı bilgilerle sürekli olarak köylülerine ilişkin ihtiyaçlı olanların listelerini tutar.
• Yardım listelerini sadece yönetim kurulu ile paylaşır. Bu listeyi üçüncü kişilerle paylaşmaz.
• Dernek tarafından yapılacak sosyal yardımların tamamı yönetim kurulu kararı ile yapılır.
• En az üç kişilik alt komisyonla birlikte çalışır.
• Ayda en az bir kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar.

 

GENÇLİK KOLLARI:

• 18-30 yaş arası gençlerin faaliyetlerini organize eder.
• Gençlerin bir araya gelmesini sağlayacak faaliyet ve organizasyonlar düzenler.
• Okuma çağında olan ve maddi desteğe ihtiyacı olan gençleri sosyal dayanışma birimine bildirir.
• Köy sandık başkanları ile görüşerek her köyden en az bir genci Köy Sandığı Gençlik Başkanı olarak atar.
• Folklor birimine doğrudan destek verir.
• Yapılacak organizasyon ve faaliyetlerde gençlerin katkı sunmasını sağlar.
• En az beş kişilik alt komisyonla birlikte çalışır.
• Ayda en az iki kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar.

 

KADIN KOLLARI:

• Kadın hemşerilerimizin birbirleriyle etkileşimi ve faaliyetlerini organize eder.
• Kadınların bir araya gelmesini sağlayacak faaliyet ve organizasyonlar düzenler.
• Derneğimize katkı olacak şekilde kermes, sergi v.s. organize eder.
• Maddi desteğe ihtiyacı olan kadınlarımızı sosyal dayanışma birimine bildirir.
• Köy sandık başkanları ile görüşerek her köyden en az bir kadını Köy Sandığı Kadın Başkanı olarak atar.
• Folklor birimine doğrudan destek verir.
• En az beş kişilik alt komisyonla birlikte çalışır.
• Ayda en az iki kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar.

 

 

 

 

KÖY SANDIKLARI BİRİMİ:

• Köylüler arasındaki kültürel ve sosyal faaliyet ve ilişkileri artırmak için Şavşat’ın her köyü için bir adet sandık oluşturulur. (Örneğin Meşeli Köyü Sandığı)
• Oluşturulan sandığa o köyden birisi başkan olarak atanır.
• Köy sandık başkanı, İnegöl’de bulunan köylülerinin listesini, irtibat bilgilerini toplar.
• Köyüyle ilgili gelişmelerden kendi köylülerini haberdar eder. Cenaze, düğün v.s. cemiyetlerde diğer köylüleri ve Köy Sandıkları Birimi Başkanını bilgilendirir.
• Özellikle cenazelerde cenaze sahiplerinin ihtiyaçlarını karşılamak için çalışma yapar.
• Kendi köyündeki yardım sahiplerini sosyal dayanışma birimine bildirir.
• Dernek binasında her hafta bir köy için kahvaltı programı yapılır. Kendi köyünün bu programa katılmasını organize eder.
• Köyünden en az bir genci Gençlik Kolları’na, bir kadını da Kadın Kolları’na görevli olarak bildirir.
• Köy Sandıkları Birimi Başkanı, köy sandık başkanlarıyla üç ayda bir kez toplanarak istişareler yapar.
• Köy sandıkları birimi En az beş kişilik alt komisyonla birlikte çalışır.
• Ayda en az bir kez komisyonu ile birlikte toplantı yapar.